CFCU Akademi
Site blog'u
Merkezi Finans ve İhale Birimi (CFCU), kurulduğu 2002 yılından bu yana 7.138 sözleşme üzerinden yaklaşık 3,2 milyar Avroluk bir bütçeyi yönetmiştir. Uluslararası kamu alımları ve proje yönetimi, kurumsal kapasite geliştirme projeleri, zaman kısıtlaması olan çok paydaşlı projeler, uzun yıllara yayılan ardışık projeler ve büyük ölçekli projeler konusunda geniş bilgi ve deneyime sahiptir. Ayrıca, çalışma prensibi olarak benimsediği tarafsızlık, eşitlik, dürüstlük, gizlilik, hesap verebilirlik, tutarlılık, güvenilirlik, şeffaflık ve mesleki etik ilkeleri ile bu alanlarda haklı bir saygınlık kazanmıştır.
CFCU’nun sözleşme makamı olarak yürüttüğü hibe programlarında bugüne kadar on binlerce başvuru alınmış, süreçlerin sonunda yaklaşık 538 milyon Euro hibe karşılığı 5.915 sözleşme imzalanmıştır. Bu yazımızda CFCU bakış açısıyla hibe projelerinde gözden kaçırılan ancak projelerin başarısı için önem taşıyan faktörleri ele alacağız.
Hibe Algısı
Hibe, tanımı itibariyle fon sağlayıcı tarafından bir kuruluşa ya da kişiye belirli bir amaç için aktarılan geri ödemesiz maddi kaynaktır. Tanımın ötesinde bir hibe programı için çağrı süreci kapsamında detaylı açıklamalara sahip yönlendirici dokümanlar ve düzenlenen bilgilendirme etkinlikleriyle hibenin veriliş amacı oldukça net bir şekilde ortaya koyulmaktadır. Genel kanının aksine, hibe faydalanıcısının amacı, fon sağlayıcının sunduğu imkana bir şekilde ulaşmak değil, ilgili bir proje uygulayarak fonun verilme sebebi olan hibe programının genel amaç ve önceliklerine katkı sağlamak olmalıdır.
Hibe, tanımı itibariyle fon sağlayıcı tarafından bir kuruluşa ya da kişiye belirli bir amaç için aktarılan geri ödemesiz maddi kaynaktır. Tanımın ötesinde bir hibe programı için çağrı süreci kapsamında detaylı açıklamalara sahip yönlendirici dokümanlar ve düzenlenen bilgilendirme etkinlikleriyle hibenin veriliş amacı oldukça net bir şekilde ortaya koyulmaktadır. Genel kanının aksine, hibe faydalanıcısının amacı, fon sağlayıcının sunduğu imkana bir şekilde ulaşmak değil, ilgili bir proje uygulayarak fonun verilme sebebi olan hibe programının genel amaç ve önceliklerine katkı sağlamak olmalıdır.
Avrupa Komisyonu Hibe Prensipleri
Avrupa Birliği Dış Yardımlar Sözleşme Usuller Uygulama Rehberine (Practical Guide oncontract procedures for European Union External Action (PRAG)) göre hibe prensipleri Avrupa Komisyonu tarafından şöyle tanımlanmaktadır:
Şeffaflık: Hibeler potansiyel başvuru sahiplerine duyurulmalıdır. Bu amaçla tüm hibe çağrıları Avrupa Komisyonunun portalında yayımlanmaktadır.
Eşit Muamele: Başvuruların değerlendirme aşamasında hiçbir başvuru sahibine ayrıcalıklı muamele yapılmamasıdır. Bu ilke hibeye hak kazanan faydalanıcılarla hibenin uygulanması esnasında da gözetilir.
Eş-finansman: Projenin tüm maliyetleri verilen hibeden karşılanmamaktadır. Maliyetler Komisyon ve faydalanıcı tarafından paylaşılmaktadır.
Kâr Elde Etmeme: Hibelerin kâr elde etme amacı ya da etkisi olamaz.
Tek Hibe Alma: Aynı faydalanıcılar aynı hibe programı içinde birden fazla proje ile hibe alamazlar.
Geriye Dönük Olmama: Hibe alınmadan önce tamamlanan ve bu anlamda hibe olmaksızın da gerçekleştirilebileceği kanıtlanmış olan maliyetler hibeden karşılanamaz. Benzer şekilde, hibeler, faydalanıcının önceki mali yıllar kapsamında gerçekleştirmekte olduğu faaliyetlerin finansmanı için kullanılamaz.
PRAG’a göre, hibeler, çağrı yayımlanarak yürütülen süreç sonrasında verilir. İstisnai olarak, acil hallerde, insani yardım ve sivil savunmanın öncelikli olduğu durumlarda, bir organizasyon hibe konusu alanda hukuken ya da fiilen tek kuruluş durumunda ise, hibe, konusu itibariyle belli araştırma ve teknolojik imkanlar gerektiriyorsa ya da teknik yeterlilik itibariyle belirli bir organ tarafından gerçekleştirilmesi gerekiyorsa Komisyon tarafından bazı organizasyonlara doğrudan hibeler de verilebilmektedir.
Hibelerde İlgililik, Etkililik, Etkinlik ve Sürdürülebilirlik
AB fonlarının hibe başvurularının ilk aşama değerlendirmesi; başvuru sahipleri tarafından sunulan, proje fikrinin özet olarak ortaya koyulduğu ön teklif dokümanı üzerinden yapılmaktadır. Ön teklif değerlendirmesinin önemli bir bölümünü ilgililik değerlendirmesi oluşturmaktadır. İlgililikten alınan puan bir sonraki aşamanın (tam başvuru) değerlendirme tablosuna doğrudan taşınmaktadır. İlgililik; Komisyon tarafından “proje hedeflerinin ve müdahale mantığının, sağlanacak fonla ele alınması beklenen sorunlara ve içinde bulunulan fiziksel ve politik ortama uygunluğu” olarak tanımlanmaktadır. İlgililik, projenin uygulanmasına yönelik değerlendirmelerde de geriye dönük olarak takip edilmektedir.
Fon sağlayıcı (Avrupa Komisyonu) sağlanan hibenin amacına ne kadar hizmet ettiğini her aşamada farklı mekanizmalarla takip edebilmektedir. Bu doğrultuda, verilen fonun sağladığı fayda etkinlik olarak, proje sonuçlarının kalitesi ise etkililik anlamında değerlendirilmektedir.
Hibe projelerinin taahhüt ettiği hedefler ile proje sonunda elde edilen kazanımlar ve etki kıyaslandığında açıklıklarla karşılaşılabilmektedir. Tespit edilen farkın ciddiyetine göre hibe tamamıyla geri alınabileceği gibi kısmî kesintilere de maruz kalınabilmektedir.
Hibe projesinin faydalarının dışarıdan fon desteği sona erdiğinde nasıl devam ettirildiği yani sürdürülebilirlik de özellikle son dönemlerde fon sağlayıcının önem verdiği konulardan biridir. Proje ile taahhüt edilen çıktılar, sonuçlar ve etkinin gerçekleştirilmesi ne kadar önemliyse, projenin uygulanmasını müteakip projenin sürdürülebilirliğinin sağlanması da o kadar önemlidir. Sürdürülebilirlik ancak projenin yönetim tarafından ve yerel olarak sahiplenilmesi ile mümkün olabilir. Hibe faydalanıcısının stratejik planının da hibe projesi konusunu desteklemeye elverişli olması beklenir.
Hibe Projesinin Etkisi Nasıl Anlaşılır?
Hibelerin verilme güdüsü doğrultusunda projenin sosyal
etki yaratması beklenir. Hibe projesinin hazırlık aşamasında; durum, paydaş ve
sorun analizleri başta olmak üzere ön araştırmalar ne kadar sağlıklı
gerçekleştirilirse o kadar iyi bir tasarım ortaya çıkacaktır. Sorunlar doğru
tespit edilip, paydaşlar iyi tanındığında, doğru bir müdahale mantığıyla
projenin etkisi büyük ölçüde garanti edilmiş olacaktır.
Bir projenin politika değişikliğine varabilecek bir
etki yaratması ya da amacının büyük ya da küçük ölçekli planlarda kendine yer
buluyor olması, projede doğru işler yapıldığının en iyi göstergesi olacaktır.
Proje benzer konular üzerine çalışan diğer projelerle
etkileşime girebiliyorsa sinerji yaratılmış olur. Daha da iyisi, uygulanan
proje farklı projelere ilham veriyorsa çarpan etkisinden bahsetmek mümkündür. Tabi
bu noktada, kopya projelerin ortaya çıkmaması hususunda gözetilmesi gereken
ince bir çizgi olduğu unutulmamalıdır.
Hibelerin Suyun Altında Kalan Kısmı
Hibe projesini AB kuralları doğrultusunda yürütmek hibe faydalanıcısı kurumda ciddi bir kapasite geliştirilmesine imkân sağlayacaktır. Bir yandan farklı şartlar ve kurallar çerçevesinde proje yürütebilme esnekliği kazanılırken, aynı zamanda proje döngüsü yönetimini içselleştirme pratiği de sağlanmaktadır. Projeye dahil olan kuruluş personelinin kariyerleri anlamında da önemli bir tecrübe elde edilmektedir.
Hibeler Nasıl Prestij Kazanabilir?
Zaman zaman hibelerin etkisi beklentilerin gerisinde kalabilmektedir. İhale süreçleri bakımından diğer AB Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ihalelerinden önemli ölçüde ayrılan hibelerden sağlanan faydanın artırılması için bazı mekanizmaların kurgulanması düşünülebilir.
Ceza müessesesi: Hesap verebilirlik hibe programıyla ilgili kamu organları ve mevzuatla güvence altına alınabilir. Hibenin izlemesinden sorumlu mekanizmaların da uygulamada başarısız projelere mali ceza uygulayabilmelerine imkân sağlanabilir. Çıktıları ortaya koymayan, hedeflere ulaşamayan, genel amaca katkı sağlayamayan ve sürdürülebilir olmayan projelerin faydalanıcılarının sonraki hibe programlarına başvurmaları kısıtlanabilir ya da engellenebilir.
Bonus sistemi: Mevcut değerlendirme yapısında önceki proje uygulamaları sadece tecrübe olarak değerlendirilmektedir. Akredite bağımsız kuruluşlar tarafından önceki proje uygulamalarının puanla değerlendirilmesi ve toplanan puanların daha sonraki başvuruların değerlendirmelerinde belirli kriterler doğrultusunda dikkate alınması sağlanabilir.
Etik kurallar: Hibenin halisane bir mantığı vardır. Belli yanılsamalarla hibenin amacından ve etkisinden saptırılması etik anlamda kabul edilebilir değildir. Hibelerde etik yaklaşımın da ceza ve ödül mekanizmaları kurulmak suretiyle teminat altına alınması düşünülebilir
ÖNEMLİ!
Her ne kadar hibe geri ödemesiz bir fon olsa da bir sözleşme karşılığı verildiği unutulmamalıdır. Ulaşılacak hedefler, sonuçlar ve çıktılarla, bunlara ulaşmak üzere gerçekleştirilecek faaliyetler Proje Tanımında detaylı şekilde anlatılır. Değerlendirilen ve hibeyi almaya hak kazanan başvuru sahibini hibe faydalanıcısına dönüştürecek sözleşmenin 1 no.lu eki proje tanımı olmaktadır. Hibenin veriliş amacı tanımlandığı şekliyle projenin uygulanmasını finanse etmektir. Projenin tanımının gereken şartlar doğrultusunda uygulanmaması ya da ulaşılacak amaç, elde edilecek sonuç ve çıktıların ortaya koyulmuş başarı göstergelerini doğrulamaması halinde sözleşme hibeyi alan tarafından ihlal edilmiş olacağından, mali yaptırımlar kaçınılmaz olacaktır. Euro olarak alınan hibelerle yürütülen projelerde oluşabilecek mali yaptırımların Türk Lirası karşılıklarının, hibeden faydalanan kurumların finansal yapıları açısından önemli meblağlar oluşturabileceği unutulmamalıdır.
Başarısız bir hibe uygulamasının mali boyutundan ziyade, hibeler hakkında oluşacak olumsuz intibaın fon sağlayıcıların sonraki fonlarla ilgili tasarruflarında yaratabileceği etki de toplumsal sorumluluk anlamında önemlidir. Alınan hibe ile projeden azami fayda sağlanması ve genel amaca en üst seviyede katkı verilmesi vicdani ve sosyal bir yükümlülük olarak da görülmelidir.