CFCU Akademi

Jean Monnet (JM) Burs Programı’nın temelleri, 35 yıl önce Türkiye Cumhuriyeti ve Avrupa Komisyonu arasında imzalan bir antlaşma ile atılmış ve bugün Türkiye’nin en prestijli burs programlarından biri haline gelmiştir. Bursun temel amacı, Türkiye’nin Avrupa Birliği (AB)’ne tam üyelik hedefi doğrultusunda AB müktesebatına hakim uzman bireyler yetiştirmektir. Ancak, programın sunduğu en büyük değerlerden biri bursiyerlerine sadece akademik bir eğitim değil, aynı zamanda kültürel bir deneyim de sunmasıdır. Avrupa’nın dinamiklerini yerinde görmek ve uluslararası bir perspektif kazanmak, JM bursiyerlerini diğerlerinden ayıran önemli özellikler arasında yer almaktadır.

Bu yazımızda, JM Burs Programı’na başvurmayı düşünen adaylar için sınav sürecine nasıl hazırlanılabileceği, başvuru sonrası adayları nelerin beklediği ve sürecin nasıl daha verimli yönetilebileceğine dair ipuçları paylaşacağız. Yazımız, bursiyerlik yolculuğuna çıkmadan önce güçlü bir hazırlık yapmanıza katkı sağlamayı hedefliyor.

Kimler Başvurabilir?

Proje yönetimi, iş dünyasında verimliliği artırmak, hedeflere ulaşmak ve iş süreçlerini başarıyla sonuçlandırmada kritik rol oynayan bir disiplindir. Küçük ölçekli projelerden büyük hacimli uluslararası projelere kadar her türlü işte, etkin proje yönetimi büyük fark yaratmaktadır. Proje yönetimi, planlama, yürütme, izleme ve sonuçlandırma aşamalarını içeren, birçok farklı disiplini bir araya getiren çok geniş kapsamlı bir süreçtir. Bu sürecin başarılı bir şekilde yönetilmesi, işletmelere rekabet avantajı sağlarken, maliyetlerin kontrol altında tutulmasına imkân tanır, öte yandan kaliteyi artırır ve müşteri memnuniyetini en üst seviyeye taşınmasına olanak sağlar.

Bu nedenle, proje yönetimi alanındaki yetkinliği kanıtlayan sertifikaların önemi gün geçtikçe artmaktadır. Detaylarından blog makalemizin devamında bahsedeceğimiz bu sertifikalar, proje yöneticilerinin bilgi ve yetkinlik seviyelerinin değerlendirilmesine olanak tanır. Project Management Professional (PMP) sertifikası, bu alandaki en saygın ve prestijli sertifikalardan biridir. PMI tarafından verilmekte olan PMP sertifikası, dünya genelinde sunulan ve kabul gören bir belgedir. Bu kapsamda profesyonel proje yöneticilerine uluslararası geçerliliği olan bir kimlik kazandırmakta ve proje yönetimi disiplininde yüksek standartlarda yetkinliğe sahip olduklarını kanıtlamaktadır. Merkezi Finans ve İhale Birimi bünyesinde çalışan uzmanlarımızın 55’i bu değerli sertifikaya sahiptir. 

PMP Sertifikasının Tarihçesi

Project Management Institute (PMI), 1969 yılında ABD'de kurulan, kâr amacı gütmeyen bir organizasyon olarak proje yönetimi mesleğinin gelişimine öncülük etmiştir. PMI hedefini, proje yönetimi mesleğini küresel bir disiplin haline getirmek, proje yöneticilerine rehberlik etmek ve onların mesleki gelişimlerini desteklemek olarak beyan etmektedir. PMP sertifikası ise ilk olarak 1984 yılında sunulmuş ve o zamandan bu yana proje yönetimi dünyasında bir standart haline gelmiştir.

PMP sertifikası, zaman içinde birçok güncellemeden geçmiş ve gelişen iş dünyasına uyum sağlamıştır. İlk yıllarında daha çok geleneksel proje yönetim metodolojilerini temel alan PMP, 2021 yılında yapılan önemli bir güncelleme ile hem şelale (waterfall) hem de çevik (agile) proje yönetim yaklaşımlarını içeren daha geniş kapsamlı bir hale gelmiştir. Bu güncellemeler, PMP sertifikasının modern proje yönetimi dünyasındaki değişikliklere ayak uydurmasını ve profesyonellerin hem kestirimci hem de uyarlamalı projeleri yönetmelerine olanak tanımasını sağlamıştır.

Proje Yönetimi Yaklaşımları ve PMP Kapsamına Bakış

Proje yönetimi, farklı disiplinlerden gelen karmaşık süreçleri yönetmeyi içerir. Projelerin yapısına, büyüklüğüne ve kapsamına göre uygulanabilecek çeşitli metodolojiler ve yaklaşımlar mevcuttur. PMP sertifikası, adayların bu metodolojilerin çoğunu kavrayabilmesi için geniş kapsamlı bir eğitim sunar. Yaygın olarak kullanılan bazı proje yönetim yaklaşımları şunlardır:

1. Waterfall (Şelale) Modeli: Proje yönetiminde geleneksel bir yaklaşım olan şelale modeli, baştan tüm detayları kurgulanmış proje planı doğrultusunda uygulanan ve birbirini takip eden aşamalardan oluşur. Her aşama tamamlandıktan sonra bir sonrakine geçilir ve geri dönüşler minimum düzeyde tutulur. Bu yaklaşım, özellikle yapılandırılmış ve sabit gereksinimlere sahip projelerde etkili olur. İnşaat, mühendislik ve imalat gibi sektörlerde yaygın olarak kullanılır.

2. Agile (Çevik) Yaklaşım: Agile, proje yönetiminde daha esnek ve yinelemeli (iteratif) bir yaklaşımı temsil eder. Bu metodoloji, proje planını başlangıçta oldukça sınırlı bir çerçevede belirleyerek değişen müşteri ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde uyum sağlamayı ve geri bildirime dayalı olarak sürekli iyileştirmeyi hedefler. Çevik yaklaşım özellikle yazılım geliştirme projelerinde popülerdir ve Scrum, Kanban gibi alt metodolojiler ile desteklenir. Çevik metodolojiler, projenin küçük, yönetilebilir parçalara bölünerek her bir parçada sonuç odaklı çalışmayı sağlar ve değişen gereksinimlere sahip projelerde kullanılması daha uygundur.

3. Hybrid (Hibrit) Yaklaşım: Hibrit proje yönetimi, hem şelale hem de çevik metodolojilerin özelliklerini bir araya getirir. Proje türüne göre bazı bölümler için katı bir planlama yapılırken, diğer bölümler daha esnek ve değişken olabilir. Hibrit model, büyük ve karmaşık projelerde yaygın olarak kullanılır, çünkü projenin belirli bölümlerine hem sabit bir yapı hem de çeviklik kazandırabilir.

Her ne kadar tam anlamıyla ve tek başlarına birer proje yönetim metodolojisi olmasalar da, Critical Path Method (CPM) ve Program Evaluation and Review Technique (PERT) tanımlarına yer vermenin anlamlı olduğunu düşünüyoruz. CPM ve PERT, özellikle büyük ölçekli ve karmaşık projelerin zamanlamasını ve maliyetini yönetmek için kullanılan tekniklerdir. Bu metodolojiler, proje yöneticilerinin görev bağımlılıklarını, kritik yolları ve zamanlama üzerindeki etkilerini anlamalarına olanak tanır. PMP sınavı bu tür yöntemleri de kapsayarak proje yönetim becerilerini artırmayı hedeflemektedir.

PMI, proje yönetiminin küresel bir disiplin haline gelmesini sağlamak amacıyla geliştirdiği metodolojiyi, belirli bir yapı ve çerçeveye dayandırmaktadır. Önerilen metodoloji, beş temel bilgi alanı ve on iki alt plan üzerinden şekillenir. Bu yapı, proje yönetiminin her aşamasında dikkat edilmesi gereken unsurları kapsamlı bir şekilde ortaya koymakta ve proje yöneticilerine projelerinin her yönünü kontrol edebilme yeteneği kazandırmaktadır.

Proje yönetimi sürecini organize etmek için belirlenen beş ana bilgi alanı, projelerin yönetilmesinde temel unsurlar olup, her biri bir dizi alt başlıkla desteklenmektedir:

Entegre Yönetim: Projenin tüm bileşenlerinin, proje başlangıcından sonuna kadar uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.

Kapsam Yönetimi: Projenin hedeflerini ve gereksinimlerini belirler, projenin kapsamını net bir şekilde tanımlar.

Zaman Yönetimi: Proje sürecinin her aşamasını zamanında tamamlamak için gerekli planlamayı yapar. Zaman çizelgeleri, teslimat tarihleri ve kaynak kullanımını optimize eder.

Maliyet Yönetimi: Proje bütçesinin yönetilmesini sağlar. Maliyet tahminleri yapar, takip eder ve bütçeyi kontrol altında tutar.

Risk Yönetimi: Projede oluşabilecek olası riskleri belirler ve bu riskleri minimize etmek için stratejiler geliştirir.

PMI metodolojisinde bulunan on iki alt plan ise, proje yönetiminin daha detaylı bir şekilde yönlendirilmesini sağlayan belirli süreçleri ve araçları içermektedir. Bu alt planlar, her bir bilgi alanına yönelik stratejilerin nasıl uygulanacağını belirler. Bu alt planların özetleri aşağıda verilmektedir.

• Proje Başlatma Planı: Projenin kapsamını belirler ve onaylar, proje paydaşları ile hedeflerin netleştirilmesini sağlar.
• Proje Yönetim Planı: Proje yönetim sürecinin nasıl yürütüleceğini, izleneceğini ve kontrol edileceğini belirler. Tüm proje yönetimi süreçlerinin entegrasyonunu sağlar.
• Kapsam Planı: Proje kapsamının nasıl yönetileceğini belirler. Kapsamın tanımlanması, onaylanması ve kontrol edilmesi sürecini içerir.
• Zaman Yönetim Planı: Proje zaman çizelgesinin nasıl oluşturulacağı, izleneceği ve kontrol edileceğini belirler. Faaliyetlerin sıralaması ve zaman tahminleri yapılır.
• Kaynak Planı: Proje için gerekli olan insan gücü, ekipman ve malzeme kaynaklarının planlanmasını ve yönetilmesini sağlar. Ayrıca, kaynakların nasıl tahsis edileceğini de içerir.
• Maliyet Planı: Proje bütçesinin nasıl oluşturulacağını, maliyetlerin nasıl tahmin edileceğini ve kontrol edileceğini belirler. Maliyet yönetimi süreçlerini içerir.
• Kalite Planı: Projenin kalite hedeflerini belirler ve kalite yönetim süreçlerinin nasıl işleyeceğini açıklar. Kalite güvence ve kontrol süreçlerini içerir.
• İletişim Planı: Proje paydaşları arasında etkili iletişimi garanti eder. Her paydaş için doğru bilgi akışını sağlar, iletişim kanallarını ve yöntemlerini tanımlar.
• Risk Planı: Proje ile ilgili potansiyel risklerin nasıl tanımlanacağını, analiz edileceğini ve yönetileceğini belirler. Risk yanıt planlarını içerir.
• Tedarik Planı: Projeye dış kaynaklardan sağlanacak ürün ve hizmetlerin nasıl tedarik edileceğini düzenler. Tedarikçi seçimi, sözleşme yönetimi ve dış kaynak yönetimi süreçlerini içerir.
• Paydaş Yönetim Planı: Proje paydaşlarının kimler olduğunu belirler ve onların ihtiyaçlarına göre iletişim stratejilerini tanımlar. Paydaşların projeye katılımını yönetir.
• İzleme ve Kontrol Planı: Proje süreci boyunca ilerleme izlenir, performans değerlendirilir ve gerekirse düzeltici önlemler alınır. Bu plan, projenin başarıyla ilerlemesini ve hedeflere ulaşmasını sağlar.

Beş temel bilgi alanı ve on iki alt planın birleşimi, PMI metodolojisinin uygulamada nasıl işlediğini ve bir proje yöneticisinin hangi adımları atması gerektiğini net bir şekilde ortaya koyar. Bu yapı, yalnızca proje yönetimi sürecini disiplinli bir şekilde takip etmeyi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda projenin her aşamasında risklerin yönetilmesine, kaynakların doğru şekilde kullanılmasına ve proje hedeflerinin başarıyla gerçekleştirilmesine olanak tanır.

Bu çerçeve, PMP sınavı için de kritik bir öneme sahiptir. Sınavda bu bilgi alanları ve alt planların her birine dair teorik bilgiler ile pratik uygulamalar arasında denge kurmak ve bunları doğru bir şekilde analiz edebilmek, sınavın başarılı bir şekilde geçilmesinde önemli bir faktördür.

PMP Sertifikasının Diğer Proje Yönetim Sertifikaları ile Karşılaştırılması

PMP sertifikası, dünya çapında en prestijli proje yönetimi sertifikalarından biri olarak kabul edilmektedir, ancak bu alanda başka önemli sertifikalar da bulunmaktadır. PMP’yi diğer sertifikalarla karşılaştırarak, hangi sertifikanın kariyer hedeflerinize uygun olduğunu değerlendirmek önemlidir.

- Certified Associate in Project Management (CAPM): PMI tarafından sunulan bir diğer sertifikadır. PMP sertifikasına göre daha az deneyim gerektirir ve proje yönetimine yeni başlayanlar için uygundur. CAPM, PMP’ye geçiş yapmayı planlayanlar için ideal bir başlangıç noktası teşkil etmektedir. PMP, daha deneyimli (çok yıllık) profesyonellere yönelikken, CAPM başlangıç seviyesindeki profesyoneller için tasarlanmıştır.

- PRINCE2: İngiltere merkezli bir proje yönetim sertifikasıdır ve süreç tabanlı bir yaklaşımı benimser. PRINCE2, projeyi 7 ana süreç etrafında yapılandırır ve bu süreçlerin her birini yönetmek için belirli roller ve sorumluluklar tanımlar. Özellikle Avrupa ve İngilizce konuşulan ülkelerde popülerdir. PMP, kapsam açısından daha geniş bir metodoloji yelpazesini içerirken, PRINCE2 daha fazla süreç odaklı bir yaklaşıma sahiptir.

- Agile Certified Practitioner (PMI-ACP): Yine PMI tarafından sunulan bu sertifika, çevik proje yönetimi yöntemlerinde uzmanlaşmak isteyen proje profesyonelleri için idealdir. PMI-ACP, Agile metodolojileri ve uygulamalarını derinlemesine anlamayı gerektirir. PMP, genel proje yönetimi becerilerini kapsarken, PMI-ACP tamamen çevik yaklaşımlar üzerine odaklanır.

- Certified ScrumMaster (CSM): Scrum Alliance tarafından sunulan CSM, özellikle Scrum metodolojisini kullanarak çevik projeleri yöneten profesyoneller için geliştirilmiş bir sertifikadır. PMP, daha geniş bir çerçevede tüm proje yönetim metodolojilerini kapsarken, CSM sadece Scrum yöntemine odaklanır.

Bu sertifikalar arasında PMP, geniş kapsamı ve uluslararası tanınırlığı ile öne çıkmaktadır. PMP, sadece belirli bir metodolojiye odaklanmaz, proje yönetiminin tüm yönlerini kapsayarak profesyonellere daha esnek ve kapsamlı bir yetkinlik sunar.

Tüm bu sertifikalara ek olarak, PM² Alliance, Avrupa Birliği tarafından geliştirilmiş bir proje yönetim metodolojisidir ve özellikle kamu sektörü projeleri için tasarlanmıştır, ancak özel sektörde de kullanılmaktadır. PM², projelerin her aşamasını kapsayan bir yapı sunarak, paydaşların etkili bir şekilde yönetilmesine olanak tanır. Metodoloji, proje yaşam döngüsünü başlatmadan tamamlamaya kadar açık süreçler ve dokümantasyon sağlar. PM² sertifikası, Avrupa'daki devlet projeleri ve Avrupa Birliği projelerinde çalışan profesyoneller için bir referans olabilir.

PMP Sınavına Hazırlık Stratejileri

PMP sınavına hazırlanmak, mevcut bilgi ve becerilerin sınanacağı kapsamlı bir süreçtir. PMP sertifikası, proje yönetimi disiplinini geniş bir yelpazede değerlendirir ve adayların bu süreçte sınava yönelik stratejik bir yaklaşım izlemeleri önemlidir. PMP sınavına etkili bir şekilde hazırlanmak için aşağıdaki stratejiler önerilebilir:

1. Seviye Tespit ve Başlangıç Değerlendirmesi: Sınava hazırlanmadan önce mevcut bilgi seviyesini değerlendirmek, çalışma stratejisini belirlemenin ilk adımıdır. Güvenilir kaynaklardan edinilmesi önerilen PMP örnek soruları, bu aşamada kullanılabilecek faydalı bir kaynaktır. Bu soruları çözerek hangi alanlarda eksiklik olduğunu belirlemek ve çalışma programını buna göre şekillendirmek, başarıya giden yolda önemli bir adımdır.

2. Doğru Kaynak Seçimi: PMP hazırlığında kullanılabilecek birçok kaynak mevcuttur. PMI tarafından yetkilendirilen kuruluşların (Authorized Training Partner) sunduğu eğitim platformları tarafından sunulan ders materyalleri, “Student Manual” gibi dokümanlar ve “Map to Exam Content Outline (ECO)” gibi kılavuzlar, PMP konularını detaylı ve metodolojik olarak ele almayı sağlar. Ancak, kaynak seçimi sırasında adayların öğrenme tarzlarına uygun materyalleri tercih etmeleri önemlidir. Görsel ağırlıklı ders videoları, yazılı notlar veya online testler gibi farklı seçeneklerden faydalanılabilir.

3. Deneme Sınavları ve Pratik Sorular: PMP sınavı, senaryo tabanlı ve analitik düşünmeyi gerektiren sorularla doludur. Bu nedenle deneme sınavları ve pratik sorular çözmek, sınav sürecine alışmak açısından büyük önem taşır. PMI Study Hall gibi ücretli platformlar, sınav formatına uygun sorular sunarak adayların performansını ölçmesine yardımcı olabilmektedir. Deneme sınavları, zaman yönetimi becerisini geliştirmek ve stres seviyesini kontrol etmek açısından da faydalıdır.

4. Deneyim Paylaşımı ve Forumlar: PMP sınavına hazırlık sürecinde diğer adayların deneyimlerinden faydalanmak da önemli bir stratejidir. Reddit ve LinkedIn gibi platformlardaki PMP topluluklarında, sınav tecrübeleri ve hazırlık süreçleri hakkında paylaşımlar yapılmaktadır. Bu tür gerçek kullanıcı deneyimlerinden edinilen ipuçları, sınav hazırlık sürecine eklenebilir. Diğer adayların nasıl çalıştıkları, hangi kaynakları kullandıkları ve sınav günü stratejileri hakkında bilgi sahibi olmak, hazırlık sürecini kolaylaştırabilir.

PMP sınavı, proje yönetimi profesyonelleri için ciddi bir hazırlık gerektirir. Sınav, toplam 4 saatlik bir süreye sahiptir ve 200 sorudan oluşmaktadır. Soruların çoğu, senaryo bazlı olup, adayın analitik düşünme ve proje yönetimi süreçlerini uygulama becerilerini test etmektedir. Soruların zorluk seviyesi, katılımcıların sadece teorik bilgiye değil, aynı zamanda pratik deneyime dayalı bir yaklaşıma sahip olmalarını da gerektirmektedir. Bu nedenle sınavın yoğunluğu, adayların bilgilerini doğru bir şekilde organize etmeleri ve sınav esnasında zamanı verimli kullanmaları açısından önemli bir performans gerektirmektedir.

Sonuç

PMP sertifikası, proje yönetimi dünyasında uluslararası kabul gören ve profesyonellerin kariyerlerinde büyük bir fark yaratabilen kanıtlayıcı bir belgedir. Hem geleneksel hem de çevik proje yönetim yaklaşımlarını kapsayan PMP, proje yöneticilerine geniş bir bilgi ve beceri seti kazandırır. Bu süreçte başarılı olmak için doğru hazırlık stratejileri izlemek ve kaynakları etkin bir şekilde kullanmak büyük önem taşır. Sınav deneyimlerinden faydalanmak, deneme sınavları ile pratik yapmak ve bilgiyi sürekli güncel tutmak, PMP sınavında başarıya ulaşmanın anahtarıdır. Proje yönetimindeki uluslararası geçerliliği ile PMP sertifikası, profesyonellere kariyerlerinde yeni fırsatlar sunar ve onları global ölçekte rekabetçi hale getirir.

Merkezi Finans ve İhale Birimi (CFCU), kurulduğu 2002 yılından bu yana 7.138 sözleşme üzerinden yaklaşık 3,2 milyar Avroluk bir bütçeyi yönetmiştir. Uluslararası kamu alımları ve proje yönetimi, kurumsal kapasite geliştirme projeleri, zaman kısıtlaması olan çok paydaşlı projeler, uzun yıllara yayılan ardışık projeler ve büyük ölçekli projeler konusunda geniş bilgi ve deneyime sahiptir. Ayrıca, çalışma prensibi olarak benimsediği tarafsızlık, eşitlik, dürüstlük, gizlilik, hesap verebilirlik, tutarlılık, güvenilirlik, şeffaflık ve mesleki etik ilkeleri ile bu alanlarda haklı bir saygınlık kazanmıştır.

CFCU’nun sözleşme makamı olarak yürüttüğü hibe programlarında bugüne kadar on binlerce başvuru alınmış, süreçlerin sonunda yaklaşık 538 milyon Euro hibe karşılığı 5.915 sözleşme imzalanmıştır. Bu yazımızda CFCU bakış açısıyla hibe projelerinde gözden kaçırılan ancak projelerin başarısı için önem taşıyan faktörleri ele alacağız.

Hibe Algısı

Hibe, tanımı itibariyle fon sağlayıcı tarafından bir kuruluşa ya da kişiye belirli bir amaç için aktarılan geri ödemesiz maddi kaynaktır. Tanımın ötesinde bir hibe programı için çağrı süreci kapsamında detaylı açıklamalara sahip yönlendirici dokümanlar ve düzenlenen bilgilendirme etkinlikleriyle hibenin veriliş amacı oldukça net bir şekilde ortaya koyulmaktadır. Genel kanının aksine, hibe faydalanıcısının amacı, fon sağlayıcının sunduğu imkana bir şekilde ulaşmak değil, ilgili bir proje uygulayarak fonun verilme sebebi olan hibe programının genel amaç ve önceliklerine katkı sağlamak olmalıdır.

Hibe, tanımı itibariyle fon sağlayıcı tarafından bir kuruluşa ya da kişiye belirli bir amaç için aktarılan geri ödemesiz maddi kaynaktır. Tanımın ötesinde bir hibe programı için çağrı süreci kapsamında detaylı açıklamalara sahip yönlendirici dokümanlar ve düzenlenen bilgilendirme etkinlikleriyle hibenin veriliş amacı oldukça net bir şekilde ortaya koyulmaktadır. Genel kanının aksine, hibe faydalanıcısının amacı, fon sağlayıcının sunduğu imkana bir şekilde ulaşmak değil, ilgili bir proje uygulayarak fonun verilme sebebi olan hibe programının genel amaç ve önceliklerine katkı sağlamak olmalıdır.

Avrupa Komisyonu Hibe Prensipleri

Avrupa Birliği Dış Yardımlar Sözleşme Usuller Uygulama Rehberine (Practical Guide oncontract procedures for European Union External Action (PRAG)) göre hibe prensipleri Avrupa Komisyonu tarafından şöyle tanımlanmaktadır:

Şeffaflık: Hibeler potansiyel başvuru sahiplerine duyurulmalıdır. Bu amaçla tüm hibe çağrıları Avrupa Komisyonunun portalında yayımlanmaktadır.

Eşit Muamele: Başvuruların değerlendirme aşamasında hiçbir başvuru sahibine ayrıcalıklı muamele yapılmamasıdır. Bu ilke hibeye hak kazanan faydalanıcılarla hibenin uygulanması esnasında da gözetilir.

Eş-finansman: Projenin tüm maliyetleri verilen hibeden karşılanmamaktadır. Maliyetler Komisyon ve faydalanıcı tarafından paylaşılmaktadır.

Kâr Elde Etmeme: Hibelerin kâr elde etme amacı ya da etkisi olamaz.

Tek Hibe Alma: Aynı faydalanıcılar aynı hibe programı içinde birden fazla proje ile hibe alamazlar.

Geriye Dönük Olmama: Hibe alınmadan önce tamamlanan ve bu anlamda hibe olmaksızın da gerçekleştirilebileceği kanıtlanmış olan maliyetler hibeden karşılanamaz. Benzer şekilde, hibeler, faydalanıcının önceki mali yıllar kapsamında gerçekleştirmekte olduğu faaliyetlerin finansmanı için kullanılamaz.

PRAG’a göre, hibeler, çağrı yayımlanarak yürütülen süreç sonrasında verilir. İstisnai olarak, acil hallerde, insani yardım ve sivil savunmanın öncelikli olduğu durumlarda, bir organizasyon hibe konusu alanda hukuken ya da fiilen tek kuruluş durumunda ise, hibe, konusu itibariyle belli araştırma ve teknolojik imkanlar gerektiriyorsa ya da teknik yeterlilik itibariyle belirli bir organ tarafından gerçekleştirilmesi gerekiyorsa Komisyon tarafından bazı organizasyonlara doğrudan hibeler de verilebilmektedir.

Hibelerde İlgililik, Etkililik, Etkinlik ve Sürdürülebilirlik

AB fonlarının hibe başvurularının ilk aşama değerlendirmesi; başvuru sahipleri tarafından sunulan, proje fikrinin özet olarak ortaya koyulduğu ön teklif dokümanı üzerinden yapılmaktadır. Ön teklif değerlendirmesinin önemli bir bölümünü ilgililik değerlendirmesi oluşturmaktadır. İlgililikten alınan puan bir sonraki aşamanın (tam başvuru) değerlendirme tablosuna doğrudan taşınmaktadır. İlgililik; Komisyon tarafından “proje hedeflerinin ve müdahale mantığının, sağlanacak fonla ele alınması beklenen sorunlara ve içinde bulunulan fiziksel ve politik ortama uygunluğu” olarak tanımlanmaktadır. İlgililik, projenin uygulanmasına yönelik değerlendirmelerde de geriye dönük olarak takip edilmektedir.

Fon sağlayıcı (Avrupa Komisyonu) sağlanan hibenin amacına ne kadar hizmet ettiğini her aşamada farklı mekanizmalarla takip edebilmektedir. Bu doğrultuda, verilen fonun sağladığı fayda etkinlik olarak, proje sonuçlarının kalitesi ise etkililik anlamında değerlendirilmektedir.

Hibe projelerinin taahhüt ettiği hedefler ile proje sonunda elde edilen kazanımlar ve etki kıyaslandığında açıklıklarla karşılaşılabilmektedir. Tespit edilen farkın ciddiyetine göre hibe tamamıyla geri alınabileceği gibi kısmî kesintilere de maruz kalınabilmektedir.

Hibe projesinin faydalarının dışarıdan fon desteği sona erdiğinde nasıl devam ettirildiği yani sürdürülebilirlik de özellikle son dönemlerde fon sağlayıcının önem verdiği konulardan biridir. Proje ile taahhüt edilen çıktılar, sonuçlar ve etkinin gerçekleştirilmesi ne kadar önemliyse, projenin uygulanmasını müteakip projenin sürdürülebilirliğinin sağlanması da o kadar önemlidir. Sürdürülebilirlik ancak projenin yönetim tarafından ve yerel olarak sahiplenilmesi ile mümkün olabilir. Hibe faydalanıcısının stratejik planının da hibe projesi konusunu desteklemeye elverişli olması beklenir.

CFCU; hem faydalanıcı hem sözleşme makamı…

Binlerce kurum ve kuruluşun faydalanıcısı olduğu projelerde İhale ve Sözleşme Makamı olarak yer aldığımız bu süreçte, sözleşmesi 2019 yılı Mart ayında imzalanan “Merkezi Finans ve İhale Biriminin Kurumsal Kapasitesinin Güçlendirilmesi” Projesinde ise ilk kez faydalanıcı olarak yer aldık. Bize faydalanıcı olma tecrübesini de kazandıran bu proje, aynı zamanda uygulama süresi içerisinde salgın kısıtlarının da yer alması gibi farklı birçok etkenle proje yönetimi tecrübemiz açısından önemli bir kilometre taşı oldu. Yıllar içerisinde ihalesini yaptığımız ve yönettiğimiz birçok projede gördüğümüz sorunları farklı bir bakış açısıyla, proje faydalanıcısı olarak, değerlendirme fırsatı bulduk. Sıklıkla yaşanan bu sorunların proje döngüsü içerisindeki öneminin de farkına vardık ve tecrübelerimizi sizlerle paylaşmanın proje döngüsüne katkı sağlayacağına karar verdik. Şimdi gelin bu projeden yola çıkarak bir projenin gidişatını etkileyebilecek bazı faktörlerden ve bu durumlar karşısında alınabilecek önlemlerden bahsedelim: 

Proje kapsamını belirlerken... 

Projemizin kapsamı oldukça genişti. O güne kadar faydalanıcı olarak yer alacağımız ilk proje olması, proje hazırlığı sırasında Birim için yapılmasının faydalı olacağını düşündüğümüz faaliyetlerin tümünün projeye dahil edilmesine neden olmuştu. Proje kapsamında dijitalleşmeden, dosya red oranlarının azaltılması için önlemler geliştirmeye, kurumsal kapasite artırımına yönelik eğitimlerden, yazılım geliştirmeye, paydaşlarla iş birliğinden, iş sürekliliğini sağlamaya yönelik birçok faaliyet yer aldı. Bu nedenle proje süresince aynı anda birçok farklı uzmanlık alanında faaliyet yürütmek ve yönetmek zorunda kaldık. Organizasyon yapımızda yer alan tüm bölümlerin projeden faydalanacak olması nedeniyle Birim personelinin büyük bir çoğunluğu bir şekilde proje süreçleri içinde yer aldı. Mevcut iş yoğunluğumuz da göz önünde bulundurulunca bizim için oldukça yorucu bir süreç oldu.

Dolayısıyla, proje hazırlayan kurumların projenin yönetiminin de günlük iş yoğunluğuna ekleneceğini unutmamaları ve mevcut insan kaynağı ve proje süresi ile orantılı bir kapsam belirlemeleri gerekir. Proje kapsamını belirlerken ihtiyaçları önceliklendirilmeli, tüm sorunları aynı proje altında çözmeye çalışmak yerine kurumun hazmedebileceği miktarda işi barındıran bir kapsam belirlemelisiniz. 

Doğru kapsamı elde etmek için ihtiyaçları doğru bir şekilde belirlemek gerekir. Projenin geliştirilmesi aşamasında Birimimizin ihtiyaçlarını belirlemek için çeşitli çalışmalar yapıldı. Anket formları düzenlendi, araştırmalar, yapıldı. İlk önce Birimde yer alan bölümlerin görüşlerine başvurmak için anketler gönderildi. Proje başladıktan sonra da ihtiyaç analizleri detaylandırıldı. Proje ekibi uzmanları da bu amaçla anketler, görüşmeler, çalıştaylar düzenledi. Tüm bu çalışmalar içerisinde çalıştayların sağladığı katkının daha fazla olduğunu gördük. Bu da kurum ihtiyaçlarını belirleme konusunda daha fazla katılım sağlanması için çalıştayların etkili olduğunu gösteriyor. Bu sayede projenin sahipliği için de önemli bir adım atılmış olur.

Değişiklikler

İhtiyaçlar çok iyi tesbit edilmiş olsa da uygulama sürecinin yaşayan bir süreç olduğu unutulmamalı. Değişen durum ve şartlar proje kapsamında değişiklik yapılmasını gerektirebilir. Proje hazırlığı ile işe başlangıç arasında geçen uzun zaman, teknolojik gelişmeler, değişen ihtiyaçlar ve buna benzer birçok etken değişiklik ihtiyacını beraberinde getiriyor. Değişime açık olmak sürecin ilk adımıdır. Ancak, faaliyet değişikliğinin her zaman aranan çözümü sağlayamayabileceği unutulmamalı ve ihtiyaçlar iyi analiz edilerek değişiklikler zamanında tespit edilmelidir. Değişikliğin kendisinin de bir süreç olduğu, belirli hazırlık, kontrol ve onay adımları içerdiği, yani zaman gerektirdiği unutulmamalıdır. 

"Biz yükleniciden çok çalıştık"

Uzun yıllar boyunca ihale ve sözleşme makamı olarak projelerin yönetiminde etken rol oynadık. Fakat proje faydalanıcısı olmak oldukça farklı bir deneyim. Faydalanıcı olarak bizim de zaman zaman sıkıntılarımız hatta isyanlarımız oldu. Yıllardır faydalanıcı kurumlardan duyduğumuz yakınmaları bizzat yaşadık ve “Biz Yükleniciden çok çalıştık!” dedik. Ancak sürece adapte olup sindirdiğimizde bu durumun aslında işin doğası olduğunu da farkettik. Bir proje, kurumun dönüşümünü gerçekleştirmek üzere başlatılıyor ve yüklenici firmanın görevi de faydalanıcı kurumun dönüşümünü kolaylaştırmak, tek başına bu işi yapmak değil. Şu da bir gerçek ki, projelerin başarılı yönetimi için yüklenici firmanın oluşturduğu teknik destek ekibinin yetkin olması gerektiği kadar, kurum çalışanlarından oluşturulan yetkin bir proje yönetim ekibinin yükleniciye eşlik etmesi gerekiyorKurum içerisinde bir proje yönetim ekibinin oluşturulması da tek başına yeterli olmuyor. Yapılacak faaliyetlerin doğrudan ilgili olduğu bölümlerin katkı ve görüşlerini proje akışı sırasında ihtiyaç duyulan zamanda iletmeleri de faaliyetlerin katkı ile sonuçlanması için son derece önemli. İşin başında rol ve sorumlulukların, proje yönetim ekibi ve kurumun diğer bölümleri arasındaki iletişim gereklerinin iyi belirlenmesi ve ilgili kişilerin bu noktada bilgilendirilmesi ise proje başarısı açısından önemli detaylar.

Salgın günlerinde proje yönetimi

Proje uygulama süresi içerisinde çalıştaylar, ara toplantılar vs. aracılığıyla sık sık bir araya gelinmesi, proje gelişmelerinin ve sonuçlarının paylaşılması son derece önemli. Ancak küresel salgının kısıtlamaları nedeniyle projemizin uygulama süresinin önemli bir kısmında yüz yüze görüşmeler yapılamadı. Teknik destek ekibindeki uzmanların ülkelerine dönmek zorunda kaldığı, kimsenin evinden çıkamadığı günlerde teknolojik araçlar yoluyla bir araya geldik. İlk başta hepimize zor gelen çalışma şekli artık gündelik hayatımızın bir parçası haline geldi. Gelecekte ekipler oluşturulurken uzmanların birlikte çalışma kültürünü her ortamda sağlayabilecek kabiliyette olmalarına dikkat etmek esnek çalışma ve sürdürülebilir proje yönetimi açısından önemli olacaktır.

Faydalanıcı Kurum içerisindeki iletişim

Gerektiğinde teknik destek ekibi ile bir araya gelip etkili iletişim kurmak ne kadar önemliyse, faydalanıcı kurumun proje yönetim ekibi ile diğer bölümleri arasındaki iletişim de bir o kadar önemli. İyi iletişimin anahtarı, rol ve sorumlulukların gerekli detayda ve doğru tanımlanması. “Proje yönetim ekibi ne yapacak, aktivitelere ne detayda, hangi konularda dahil olacak? Hangi aktivitenin gerçekleştirilmesinde hangi bölüm rol alacak?” soruları, yolu belirlemede katkı sağlayabilir. Tüm rol ve sorumluluklar tanımlandıktan sonra, kimin, hangi alanlarda ve ne sıklıkta iletişim kurması gerektiğini dikkate alan bir iletişim stratejisi oluşturulmalıdır. Bu adım aynı zamanda proje yürütmenin en büyük sermayesi olan “sahiplenmeye” de büyük destek sağlayacaktır. Bölümlerin projedeki rolünü, kendi yapacağı katkıyı anlaması projeyi sahiplenme ve beklenen katkıları sağlamada yardımcı olacaktır. Aynı zamanda faydalanıcı kurumda yapılan görevlendirmelerdeki süreklilik de sürecin bir bütün olarak yürütülmesi için alınabilecek bir diğer önlemdir. Projenin tasarımı aşamasında yer alan kişilerin proje uygulamasında da görevli olması projenin anlaşılmasında zaman kazandıracak ve sonuca giden yolda enerjinin, faaliyetlerin uygulamasına aktarılmasında büyük destek sağlayacaktır.

Faydalanıcı kurumda sahipliği artırmanın bir diğer yolu da periyodik olarak ya da belli aşamaların kaydedilmesi sonrasında tüm çalışanların katıldığı toplantılar düzenleyerek çalışanları bilgilendirmek ve görüşlerini almaktır. Bu toplantılar, çevik proje yönetimi yaklaşımının önerdiği “retrospective” toplantı yöntemi kullanılarak da gerçekleştirilebilir. “Neler yaptık? Neyi iyi yaptık? Nerelerde zorlandık? Neyi farklı yapsaydık daha iyi bir sonuç alabilirdik?” soruları eşliğinde yapılacak beyin fırtınası ve sorgulama, etkili ve yaratıcı fikir ve çözümlerin bulunabileceği bir ortam yaratabilir.

Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı Aynı Çatı Altında...

Bu projenin bizim için bir diğer önemli tarafı da hem faydalanıcı hem sözleşme makamı olmaktı. Bugüne kadar farklı kurum/kuruluşların faydalanıcısı olduğu binlerce sözleşmeyi yönettik. Ancak bu sözleşmelerde sorumluluğumuz ihale ve sözleşme makamı olmaktı. İlk defa faydalanıcı olarak proje madalyonunun diğer yüzünü de gördük ve bu bizim için eşsiz bir deneyim oldu. Derinden bağlı olduğumuz kuralların karşı taraftaki etkisini empati yapmanın ötesinde bizzat tecrübe etmek, proje yönetimi açısından bize önemli katkı sağladı. Ancak, öte yandan kendi projemizi yönetiyor olmanın dikkatleri üstünde topladığı bilinci ile kuralları her zamankinden daha da fazla titizlikle uygulamaya çalıştık. Sonuçta şeffaflık ve eşitlikçi yaklaşım CFCU’yu CFCU yapan temel değerlerdir ve bunu devam ettirmek bizim için de son derece önemlidir.

Sorunların Çözümünde Proaktif Yaklaşım...

Sözleşme makamı ve faydalanıcının aynı çatı altında olmasının avantajı, bir sorun veya anlaşmazlık olduğunda tarafları daha hızlı bir araya getiren fiziksel yakınlık oldu. Bu da sorunların daha hızlı çözülmesini sağladı. Bu anlamda projelerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan sorunların çözümü için tarafların hızlı davranmasının önemini vurgulamakta fayda var. Bazı sorunların zamanında çözülmemesi, kaçınılmaz maliyet veya zaman sorunlarına neden olabilir. Faaliyetlere sıklıkla katılım sağlamak, etkili ve verimli iletişim kurmak, sorunları erken tespit etmenize ve uygun önleyici tedbirleri almanıza yardımcı olacaktır.

Proje faydalanıcısı olarak vardığımız bir diğer önemli sonuç da proje faydalanıcısının teknik konularda her zaman yetkin olamayacağı oldu. Faydalanıcı kurumlar ile CFCU arasında imzalanan iş birliği anlaşmaları; projenin idari sorumluluğunu, AB kurallarının eksiksiz uygulanması sorumluluğunu CFCU’ya verirken, projenin teknik konuları ile ilgili sorumluluğu da faydalanıcı kurumlara vermektedir. Ancak bir projedeki tüm işler yararlanıcıların uzmanlığı kapsamında olmayabiliyor, yazılım geliştirme faaliyetleri buna güzel bir örnek. Faydalanıcı kuruluşlar, projeye başlamadan önce planlarını gözden geçirmeli eğer teknik konularda desteğe ihtiyaç olduğunu düşünüyorlarsa bunun proje ekibi içerisinde ya da kendi kaynakları ile nasıl sağlanabileceğine karar vermelidir. 

Proje yönetiminin birçok yönü vardır ve her projenin kendine özgü dinamikleri vardır. Ancak, ihale ve sözleşme makamı olarak edindiğimiz tecrübeyi kendi projemizi yönetirken edindiğimiz tecrübe ile birleştirerek şunları özetleyebiliriz: 

• Projenin kapsamı önemlidir. Tüm ihtiyaçları bir projede çözmeye çalışmak yerine en önemlilerine karar verin ve onlardan başlayın. Süreç boyunca değişime açık ve hazır olun.
  
  
• Katılım önemlidir. Proje tasarım aşamasında ve proje uygulama aşamasında kurum çalışanlarından bilgi toplamak ve gerekli bilgilendirmeleri yapmak için fırsatlar oluşturulmalı.
  
  
• Proje, yüklenicin tek başına gerçekleştirdiği bir dizi faaliyet değildir. İstenilen sonuçların elde edilmesi, yüklenicinin teknik destek ekibinin yanı sıra faydalanıcının proje yönetim ekibinin ve kurum çalışanlarının gereken katkıyı vermesine bağlı.
  
  
• Yüklenicinin teknik destek ekibi ile faydalanıcının proje yönetim ekibi ve de faydalanıcının proje yönetim ekibi ile kurum çalışanları arasındaki iletişim kritik öneme sahiptir. Baştan doğru kurgulanmalı ve iyi yönetilmeli. 
  
  
• Sorunların çözümünde hız bir avantajdır. Bir sorun ortaya çıktığında ilgili tarafların bir araya gelip çözüm bulmaları gerekir. 
  
  
• Faydalanıcı kurum, proje sırasında etkin yönetim için gereken teknik bilgiye sahip değilse, proje başlamadan önce bu bilginin nasıl elde edileceğine karar verilmelidir.