CFCU Akademi

CFCU; hem faydalanıcı hem sözleşme makamı…

Binlerce kurum ve kuruluşun faydalanıcısı olduğu projelerde İhale ve Sözleşme Makamı olarak yer aldığımız bu süreçte, sözleşmesi 2019 yılı Mart ayında imzalanan “Merkezi Finans ve İhale Biriminin Kurumsal Kapasitesinin Güçlendirilmesi” Projesinde ise ilk kez faydalanıcı olarak yer aldık. Bize faydalanıcı olma tecrübesini de kazandıran bu proje, aynı zamanda uygulama süresi içerisinde salgın kısıtlarının da yer alması gibi farklı birçok etkenle proje yönetimi tecrübemiz açısından önemli bir kilometre taşı oldu. Yıllar içerisinde ihalesini yaptığımız ve yönettiğimiz birçok projede gördüğümüz sorunları farklı bir bakış açısıyla, proje faydalanıcısı olarak, değerlendirme fırsatı bulduk. Sıklıkla yaşanan bu sorunların proje döngüsü içerisindeki öneminin de farkına vardık ve tecrübelerimizi sizlerle paylaşmanın proje döngüsüne katkı sağlayacağına karar verdik. Şimdi gelin bu projeden yola çıkarak bir projenin gidişatını etkileyebilecek bazı faktörlerden ve bu durumlar karşısında alınabilecek önlemlerden bahsedelim: 

Proje kapsamını belirlerken... 

Projemizin kapsamı oldukça genişti. O güne kadar faydalanıcı olarak yer alacağımız ilk proje olması, proje hazırlığı sırasında Birim için yapılmasının faydalı olacağını düşündüğümüz faaliyetlerin tümünün projeye dahil edilmesine neden olmuştu. Proje kapsamında dijitalleşmeden, dosya red oranlarının azaltılması için önlemler geliştirmeye, kurumsal kapasite artırımına yönelik eğitimlerden, yazılım geliştirmeye, paydaşlarla iş birliğinden, iş sürekliliğini sağlamaya yönelik birçok faaliyet yer aldı. Bu nedenle proje süresince aynı anda birçok farklı uzmanlık alanında faaliyet yürütmek ve yönetmek zorunda kaldık. Organizasyon yapımızda yer alan tüm bölümlerin projeden faydalanacak olması nedeniyle Birim personelinin büyük bir çoğunluğu bir şekilde proje süreçleri içinde yer aldı. Mevcut iş yoğunluğumuz da göz önünde bulundurulunca bizim için oldukça yorucu bir süreç oldu.

Dolayısıyla, proje hazırlayan kurumların projenin yönetiminin de günlük iş yoğunluğuna ekleneceğini unutmamaları ve mevcut insan kaynağı ve proje süresi ile orantılı bir kapsam belirlemeleri gerekir. Proje kapsamını belirlerken ihtiyaçları önceliklendirilmeli, tüm sorunları aynı proje altında çözmeye çalışmak yerine kurumun hazmedebileceği miktarda işi barındıran bir kapsam belirlemelisiniz. 

Doğru kapsamı elde etmek için ihtiyaçları doğru bir şekilde belirlemek gerekir. Projenin geliştirilmesi aşamasında Birimimizin ihtiyaçlarını belirlemek için çeşitli çalışmalar yapıldı. Anket formları düzenlendi, araştırmalar, yapıldı. İlk önce Birimde yer alan bölümlerin görüşlerine başvurmak için anketler gönderildi. Proje başladıktan sonra da ihtiyaç analizleri detaylandırıldı. Proje ekibi uzmanları da bu amaçla anketler, görüşmeler, çalıştaylar düzenledi. Tüm bu çalışmalar içerisinde çalıştayların sağladığı katkının daha fazla olduğunu gördük. Bu da kurum ihtiyaçlarını belirleme konusunda daha fazla katılım sağlanması için çalıştayların etkili olduğunu gösteriyor. Bu sayede projenin sahipliği için de önemli bir adım atılmış olur.

Değişiklikler

İhtiyaçlar çok iyi tesbit edilmiş olsa da uygulama sürecinin yaşayan bir süreç olduğu unutulmamalı. Değişen durum ve şartlar proje kapsamında değişiklik yapılmasını gerektirebilir. Proje hazırlığı ile işe başlangıç arasında geçen uzun zaman, teknolojik gelişmeler, değişen ihtiyaçlar ve buna benzer birçok etken değişiklik ihtiyacını beraberinde getiriyor. Değişime açık olmak sürecin ilk adımıdır. Ancak, faaliyet değişikliğinin her zaman aranan çözümü sağlayamayabileceği unutulmamalı ve ihtiyaçlar iyi analiz edilerek değişiklikler zamanında tespit edilmelidir. Değişikliğin kendisinin de bir süreç olduğu, belirli hazırlık, kontrol ve onay adımları içerdiği, yani zaman gerektirdiği unutulmamalıdır. 

"Biz yükleniciden çok çalıştık"

Uzun yıllar boyunca ihale ve sözleşme makamı olarak projelerin yönetiminde etken rol oynadık. Fakat proje faydalanıcısı olmak oldukça farklı bir deneyim. Faydalanıcı olarak bizim de zaman zaman sıkıntılarımız hatta isyanlarımız oldu. Yıllardır faydalanıcı kurumlardan duyduğumuz yakınmaları bizzat yaşadık ve “Biz Yükleniciden çok çalıştık!” dedik. Ancak sürece adapte olup sindirdiğimizde bu durumun aslında işin doğası olduğunu da farkettik. Bir proje, kurumun dönüşümünü gerçekleştirmek üzere başlatılıyor ve yüklenici firmanın görevi de faydalanıcı kurumun dönüşümünü kolaylaştırmak, tek başına bu işi yapmak değil. Şu da bir gerçek ki, projelerin başarılı yönetimi için yüklenici firmanın oluşturduğu teknik destek ekibinin yetkin olması gerektiği kadar, kurum çalışanlarından oluşturulan yetkin bir proje yönetim ekibinin yükleniciye eşlik etmesi gerekiyorKurum içerisinde bir proje yönetim ekibinin oluşturulması da tek başına yeterli olmuyor. Yapılacak faaliyetlerin doğrudan ilgili olduğu bölümlerin katkı ve görüşlerini proje akışı sırasında ihtiyaç duyulan zamanda iletmeleri de faaliyetlerin katkı ile sonuçlanması için son derece önemli. İşin başında rol ve sorumlulukların, proje yönetim ekibi ve kurumun diğer bölümleri arasındaki iletişim gereklerinin iyi belirlenmesi ve ilgili kişilerin bu noktada bilgilendirilmesi ise proje başarısı açısından önemli detaylar.

Salgın günlerinde proje yönetimi

Proje uygulama süresi içerisinde çalıştaylar, ara toplantılar vs. aracılığıyla sık sık bir araya gelinmesi, proje gelişmelerinin ve sonuçlarının paylaşılması son derece önemli. Ancak küresel salgının kısıtlamaları nedeniyle projemizin uygulama süresinin önemli bir kısmında yüz yüze görüşmeler yapılamadı. Teknik destek ekibindeki uzmanların ülkelerine dönmek zorunda kaldığı, kimsenin evinden çıkamadığı günlerde teknolojik araçlar yoluyla bir araya geldik. İlk başta hepimize zor gelen çalışma şekli artık gündelik hayatımızın bir parçası haline geldi. Gelecekte ekipler oluşturulurken uzmanların birlikte çalışma kültürünü her ortamda sağlayabilecek kabiliyette olmalarına dikkat etmek esnek çalışma ve sürdürülebilir proje yönetimi açısından önemli olacaktır.

Faydalanıcı Kurum içerisindeki iletişim

Gerektiğinde teknik destek ekibi ile bir araya gelip etkili iletişim kurmak ne kadar önemliyse, faydalanıcı kurumun proje yönetim ekibi ile diğer bölümleri arasındaki iletişim de bir o kadar önemli. İyi iletişimin anahtarı, rol ve sorumlulukların gerekli detayda ve doğru tanımlanması. “Proje yönetim ekibi ne yapacak, aktivitelere ne detayda, hangi konularda dahil olacak? Hangi aktivitenin gerçekleştirilmesinde hangi bölüm rol alacak?” soruları, yolu belirlemede katkı sağlayabilir. Tüm rol ve sorumluluklar tanımlandıktan sonra, kimin, hangi alanlarda ve ne sıklıkta iletişim kurması gerektiğini dikkate alan bir iletişim stratejisi oluşturulmalıdır. Bu adım aynı zamanda proje yürütmenin en büyük sermayesi olan “sahiplenmeye” de büyük destek sağlayacaktır. Bölümlerin projedeki rolünü, kendi yapacağı katkıyı anlaması projeyi sahiplenme ve beklenen katkıları sağlamada yardımcı olacaktır. Aynı zamanda faydalanıcı kurumda yapılan görevlendirmelerdeki süreklilik de sürecin bir bütün olarak yürütülmesi için alınabilecek bir diğer önlemdir. Projenin tasarımı aşamasında yer alan kişilerin proje uygulamasında da görevli olması projenin anlaşılmasında zaman kazandıracak ve sonuca giden yolda enerjinin, faaliyetlerin uygulamasına aktarılmasında büyük destek sağlayacaktır.

Faydalanıcı kurumda sahipliği artırmanın bir diğer yolu da periyodik olarak ya da belli aşamaların kaydedilmesi sonrasında tüm çalışanların katıldığı toplantılar düzenleyerek çalışanları bilgilendirmek ve görüşlerini almaktır. Bu toplantılar, çevik proje yönetimi yaklaşımının önerdiği “retrospective” toplantı yöntemi kullanılarak da gerçekleştirilebilir. “Neler yaptık? Neyi iyi yaptık? Nerelerde zorlandık? Neyi farklı yapsaydık daha iyi bir sonuç alabilirdik?” soruları eşliğinde yapılacak beyin fırtınası ve sorgulama, etkili ve yaratıcı fikir ve çözümlerin bulunabileceği bir ortam yaratabilir.

Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı Aynı Çatı Altında...

Bu projenin bizim için bir diğer önemli tarafı da hem faydalanıcı hem sözleşme makamı olmaktı. Bugüne kadar farklı kurum/kuruluşların faydalanıcısı olduğu binlerce sözleşmeyi yönettik. Ancak bu sözleşmelerde sorumluluğumuz ihale ve sözleşme makamı olmaktı. İlk defa faydalanıcı olarak proje madalyonunun diğer yüzünü de gördük ve bu bizim için eşsiz bir deneyim oldu. Derinden bağlı olduğumuz kuralların karşı taraftaki etkisini empati yapmanın ötesinde bizzat tecrübe etmek, proje yönetimi açısından bize önemli katkı sağladı. Ancak, öte yandan kendi projemizi yönetiyor olmanın dikkatleri üstünde topladığı bilinci ile kuralları her zamankinden daha da fazla titizlikle uygulamaya çalıştık. Sonuçta şeffaflık ve eşitlikçi yaklaşım CFCU’yu CFCU yapan temel değerlerdir ve bunu devam ettirmek bizim için de son derece önemlidir.

Sorunların Çözümünde Proaktif Yaklaşım...

Sözleşme makamı ve faydalanıcının aynı çatı altında olmasının avantajı, bir sorun veya anlaşmazlık olduğunda tarafları daha hızlı bir araya getiren fiziksel yakınlık oldu. Bu da sorunların daha hızlı çözülmesini sağladı. Bu anlamda projelerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan sorunların çözümü için tarafların hızlı davranmasının önemini vurgulamakta fayda var. Bazı sorunların zamanında çözülmemesi, kaçınılmaz maliyet veya zaman sorunlarına neden olabilir. Faaliyetlere sıklıkla katılım sağlamak, etkili ve verimli iletişim kurmak, sorunları erken tespit etmenize ve uygun önleyici tedbirleri almanıza yardımcı olacaktır.

Proje faydalanıcısı olarak vardığımız bir diğer önemli sonuç da proje faydalanıcısının teknik konularda her zaman yetkin olamayacağı oldu. Faydalanıcı kurumlar ile CFCU arasında imzalanan iş birliği anlaşmaları; projenin idari sorumluluğunu, AB kurallarının eksiksiz uygulanması sorumluluğunu CFCU’ya verirken, projenin teknik konuları ile ilgili sorumluluğu da faydalanıcı kurumlara vermektedir. Ancak bir projedeki tüm işler yararlanıcıların uzmanlığı kapsamında olmayabiliyor, yazılım geliştirme faaliyetleri buna güzel bir örnek. Faydalanıcı kuruluşlar, projeye başlamadan önce planlarını gözden geçirmeli eğer teknik konularda desteğe ihtiyaç olduğunu düşünüyorlarsa bunun proje ekibi içerisinde ya da kendi kaynakları ile nasıl sağlanabileceğine karar vermelidir. 

Proje yönetiminin birçok yönü vardır ve her projenin kendine özgü dinamikleri vardır. Ancak, ihale ve sözleşme makamı olarak edindiğimiz tecrübeyi kendi projemizi yönetirken edindiğimiz tecrübe ile birleştirerek şunları özetleyebiliriz: 

• Projenin kapsamı önemlidir. Tüm ihtiyaçları bir projede çözmeye çalışmak yerine en önemlilerine karar verin ve onlardan başlayın. Süreç boyunca değişime açık ve hazır olun.
  
  
• Katılım önemlidir. Proje tasarım aşamasında ve proje uygulama aşamasında kurum çalışanlarından bilgi toplamak ve gerekli bilgilendirmeleri yapmak için fırsatlar oluşturulmalı.
  
  
• Proje, yüklenicin tek başına gerçekleştirdiği bir dizi faaliyet değildir. İstenilen sonuçların elde edilmesi, yüklenicinin teknik destek ekibinin yanı sıra faydalanıcının proje yönetim ekibinin ve kurum çalışanlarının gereken katkıyı vermesine bağlı.
  
  
• Yüklenicinin teknik destek ekibi ile faydalanıcının proje yönetim ekibi ve de faydalanıcının proje yönetim ekibi ile kurum çalışanları arasındaki iletişim kritik öneme sahiptir. Baştan doğru kurgulanmalı ve iyi yönetilmeli. 
  
  
• Sorunların çözümünde hız bir avantajdır. Bir sorun ortaya çıktığında ilgili tarafların bir araya gelip çözüm bulmaları gerekir. 
  
  
• Faydalanıcı kurum, proje sırasında etkin yönetim için gereken teknik bilgiye sahip değilse, proje başlamadan önce bu bilginin nasıl elde edileceğine karar verilmelidir.